ATEGRA Software Engineering

Einfaches Dokumenten-Management

DocM ist ein einfaches, flexibles Dokumenten-Management-Tool unter Notes. Es entstand aus unseren Erfahrungen seit 1996, die zeigten, dass die Anwender einen einzigen zentralen Ort der Dokumentenablage anstreben und dass die Lösung so einfach sein muss, dass auch gelegentliche Benutzer sich rasch zurechtfinden.

Funktionen von DocM

• Document-Aging-Funktion: Jedem Dokument wird schon bei der Erstellung ein Verfallsdatum gegeben und ein Dokumenteneigner zugeteilt. Einige Zeit vor Erreichen des Verfallsdatums wird der Dokumenteneigner per E-Mail angefragt, ob die Lebensdauer des Dokuments verlängert werden soll.
• Historie wichtiger Änderungen: Beim Abspeichern wird man gefragt, ob wesentliche Änderungen vorgenommen wurden. Falls ja, kann man einen kurzen Text eingeben, der die Änderung umschreibt. Dieser Text wird zusammen mit Datum, Zeit und Username in die Historie aufgenommen und kann später eingesehen werden. Zudem kann der Text im Newsletter verwendet werden.
• Newsletter: Jeder User, der das wünscht, erhält täglich ein E-Mail mit einer Liste der neuen und der geänderten Dokumente. Es wird der Dokumententitel, der Autor, Mutationsdatum und -zeit sowie ein Link zum Dokument angezeigt.
• DocLinkMessage: Mit vier Mausklicks kann sehr einfach eine kurze Nachricht („Message“) an den Dokumenten-Eigner, den Ersteller oder den letzten Editor in Form eines E-Mail gesendet werden. Das E-Mail enthält neben der Kurznachricht auch einen DocLink sodass mit bloss einem Mausklick das Dokument direkt geöffnet werden kann. Dies wird typischerweise verwendet für kurze Mitteilungen wie „bitte updaten“, „habe Ergänzung angebracht“.
• MS Office-Vorlagen: Zuerst werden die wichtigsten Vorlagen als Word-, Excel-, Powerpoint- und andere Dateien abgelegt. Diese Vorlagen befinden sich nicht – wie üblich – im Dateisystem des PC, sondern liegen in der Notes-Datenbank DocM und werden so auf alle Notebooks repliziert. Jeder User hat immer die aktuellste Version der Vorlage. Später können alle User ein neues Dokument erstellen unter Verwendung der Vorlage. Das neue Office-Dokument wird dabei automatisch direkt im ATEGRA DocM abgespeichert.
• Versenden von Dokumenten per E-Mail: Dazu gibt es zwei Buttons: „Datei senden extern“ und „DocLink senden intern“. Für das Versenden von Dateien intern, reicht es, einen DocLink auf das Dokument zu versenden, um Speicherplatz zu sparen. Nur für den Versand an Personen, die keinen direkten Zugriff auf DocM haben, muss die Datei als Dateianhang versendet werden.
• Suchworte: Sie erhöhen die Trefferwahrscheinlichkeit bei Volltextsuche. Optional kann ein Thesaurus eingerichtet werden, der zu bereits eingetragenen Suchworten weitere Alias sucht.
• Hit-Counter: Für jedes Dokument kann separat Buch geführt werden: Wie häufig wurde das Dokument geöffnet in der letzten Zeit? Eine einfache Übersicht im Dokument zeigt, ob das Dokument in letzter Zeit noch genutzt (gelesen) wurde. Diese Information kann hilfreich sein, wenn es darum geht, zu entscheiden ob das Verfallsdatum des Dokuments in die Zukunft geschoben werden soll.
• Historie der Felder: Bei Änderungen von Dokumententitel, Dokumenteneigner, Verfalldatum und anderen mehr wird aufgezeichnet wer, wann, was geändert hat.

Kundenspezifische Anpassungen

• Massgeschneiderte Editier-Rechte: Je nach Umgebung und Geschäftsfällen können die Editierrechte entweder allen Usern gegeben werden oder nach vorgegebenen Regeln eingeschränkt werden. Die Details werden in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet.
• Massgeschneiderte Lese-Rechte: Dokumente sind nur für bestimmte Personenkreise sichtbar.
• Multidimensionale Einordnung und multidimensionale Suche: Die Dokumente können nicht bloss – wie bei einem File-Server – in einer eindimensionalen Struktur abgelegt werden, sondern zusätzlich in mehreren weiteren Dimensionen. So kann man sich die Dokumente in einer Liste anzeigen lassen, sortiert und kategorisiert nach Autor, nach Kategorie, nach Prozess, nach Adresse oder nach Projekt.

Hinzu kommen die Notes-Standardfunktionen

• Volltextsuche: Es kann in allen Dokumenten im gesamten Text – inkl. Anhängen – gesucht werden. Sowohl auf den Notebooks wie auch auf dem Server. Dabei wird nicht nur im Titel oder in den Suchworten gesucht, sondern im gesamten Text.
• Nutzung des neuen Notes-In-Place-Editing: Seit der Version 6 von Notes können Dateianhänge – wie z.B. eine Word-Datei – bequem im Notes-Dokument editiert werden. Es ist nicht mehr nötig, das Dokument zuerst auf das Laufwerk c: abzuspeichern, zu editieren und dann wieder zu anzuhängen.
• Replikation auf Notebooks: Die Datenbank DocM ist voll notebook-tauglich und kann einfach als Replik auf dem Notebook mitgenommen werden. Es stehen alle Dokumente somit auch off-line, unterwegs zur Verfügung. Die Dokumente können auch off-line mutiert werden und die Änderungen werden bei der nächsten Replikation automatisch auf den Server repliziert und so allen anderen zur Verfügung gestellt. Die Anwendung verhält sich 100% identisch auf dem Server wie auf dem Notebook, es stehen also auch Funktionen zur Verfügung wie das Versenden von DocLink-Messages.

Sechs entscheidende Nutzen-Funktionen von DocM

1. Die Replikation auf Notebooks erlaubt das Offline-Arbeiten
2. Das Document-Aging erhöht die Dokumenten-Qualität, da Dokumente regelmässig geprüft werden
3. DocLinkMsg an Ersteller oder letzten Editor erhöht die Qualität, da einfacher Hinweise ausgetauscht werden können
4. „DocLink senden intern“ reduziert das Speichervolumen
5. Die „Historie wichtiger Änderungen“ ergibt sprechendes Newsletter über wichtige Änderungen
6. MS-Office-Dokumente werden viel häufiger in der Notes-Datenbank abgelegt und somit verteilt und gesichert, dank Vorlagen-Funktion

Einführung und Kosten

Software-Lizenz CHF 990.- für 10 User + Einführungsprojekt ab CHF 2’000.- zuzügl. MWSt.
Das Einführungsprojekt besteht aus folgenden Schritten:

1. Schritt: Analyse und Design-Spezifikation. Erstellen eines Doku-Handbuchs, das später für die Konfiguration und für die Schulung verwendet wird. Dauer: 0.5-3 PT (Personentage). Themen:
   • Welche Dokumententypen unterscheiden wir? Nach welchen Kriterien sollen die Dokumente abgelegt und sortiert werden?
   • Welche Rollen unterscheiden wir? Dokumentenersteller, -eigner, Reviewer, Editor, Content-Manager, Application Owner, Applikationsverantwortlicher (AV) und welche Aufgaben haben sie?
   • Wie ist der Prozess für ein neues Dokument? Wer darf neue Dokumente erstellen? Braucht es eine Freigabe? Status-System?
   • Wie läuft der Prozess für ein Dokument, das überarbeitet werden muss? Wer darf Dokumente ändern? Status?
   • Wer soll Editier-Rechte haben?
   • Wer darf Lese-Rechte haben?
   • Volumenüberlegungen und Mengengerüst
2. Schritt: Anpassungen: Je nach Anpassungswünschen 0.5-20 PT (typischer Wert: 3 PT) gemäss zu erstellender Detailofferte
3. Schritt: Installation auf dem Domino-Server und Roll-Out zu den Usern: 1-2h
4. Schritt: Schulung
   • Schulung der Content-Manager: 1-4h
   • Schulung der Anwender(innen): 1-4h