Software-Tools für das Projektmanagement
Seit Jahrzehnten versuchen die Menschen für das Projektmanagement Software einzusetzen. Manche machen dies besonders erfolgreich. Was sind die Erfolgskriterien? Im Folgenden einige unserer Überlegungen.
Die sieben Hauptbereiche der softwaregestützten Projektführung
In welchen Bereichen und für welche Funktionen kann man Software einsetzen? Wir sehen mindestens die folgenden Bereiche:
- Terminplanung: Den Projektendtermin realistisch berechnen.
- Ressourcenplanung: Ressourcen auslasten aber nicht überlasten. Das funktioniert nur gut, wenn alle Belastungen der Ressourcen erfasst werden.
- Kostenplanung und Kostenüberwachung: Wieviel Kosten sind bisher entstanden? Wieviele werden voraussichtlich bis Projektende entstehen?
- Pendenzenüberwachung: Wer muss was bis wann erledigen? In vielen Projekten ist dies die einzige sinnvolle Software-Anwendung.
- Dokumentation: Strukturierte Ablage für Pflichtenheft, Spezifikationen, Analysen, Projekt-Status-Berichte, Sitzungsprotokolle.
- Projekt-Risiko-Management.
- Ideen-Management.
ATEGRA-eigene spezialisierte Tools in allen Bereichen
ATEGRA hat in den letzten Jahren mehrere wichtige Tools entwickelt und setzt diese in den Kundenprojekten tagtäglich ein. Software, die vom Hersteller selber auch eingesetzt wird profitiert von einer stetig optimierten Bedienungsqualität. Die Tools sind:
- ATEGRA Project Action Manager: Alle Pendenzen aller Mitarbeitenden aus allen Projekten an einem Ort zentral verwaltet.
- ATEGRA DocM: Das einfache Dokumenten-Management-System.
- ATEGRA PMT Project Management Tool: Die klassische Projekt-Management-Software für Terminplanung basierend auf Projektschritten, Vorgängern, Nachfolgern, Critical Path Method. Mit Schnittstelle zu MS Project.
- ATEGRA Risk Manager: Das Tool für das Erfassen und Beurteilen von Risiken. Planen von prophylaktischen Massnahmen, Sofortmassnahmen und Notfallmassnahmen.
- ATEGRA Idea Manager: Das Tool für das Erfassen von neuen Ideen, das Beurteilen und das Verfolgen von Umsetzungsmassnahmen.
APAM DocM PMT ARM AIM
Alle Tools verfügen über eine schnelle Volltextsuche, sind vollständig offline-fähig (können also auch ohne Internet-Zugang benutzt werden), alles kann kopiert und ausgedruckt werden, überall können Kommentare hinterlegt werden und Dateianhänge hinterlegt werden.
Best Practice – Aus unseren Erfahrungen in Hunderten von Projekten
Best Practice 1:
Die erfolgreichen Unternehmen haben erkannt, dass der Projekterfolg primär von Soft Factors abhängt und erst sekundär von den Hard Factors wie Critical Path Method und Gantt-Charts. Der häufigste Grund für das Scheitern eines Projekts ist der mangelhafte Umgang mit den Soft-Factors. Die Soft-Factors können auch mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie. (Hinweis: Für das Training in den Soft Factors ist SimulTrain von STS ein gutes Tool). Dennoch müssen die Hard-Factors unter Kontrolle gehalten werden.
Best Practice 2:
Die Projektleiterin/der Projektleiter hat zwei Hauptaufgaben:
1. Sicherstellen, dass alle Beteiligten alles wissen, was sie wissen müssen (Informationsdrehscheibe). Dies kann mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie.
2. Risiken managen: Permanente Risikoanalyse, ggfls. prophylaktische Massnahmen umsetzen und Gegenmassnahmen planen. Dies kann mittels Software unterstützt werden. Wir zeigen Ihnen gerne wie.
Die für die Gesamtlösung interessante Kombination
- Für die graphischen Teile „MS Project“: Hier kommen die Stärken von MS Project für alle Arten von graphischen Darstellungen zum Einsatz.
- Für die Ist-Daten-Erfassung (Ist-Arbeitszeiten) „IBM Notes“: Hier kommen die hervorragenden Möglichkeiten für das Management von verteilten Daten von IBM Notes zum Tragen. Alle am Projekt Mitwirkenden können täglich ihre Leistungen erfassen, auch remote und off-line. Die Ist-Aufwendungen werden mittels Replikation verteilt und gesammelt. Die Projektdaten werden dann von MS Project bei Bedarf nach Notes exportiert oder umgekehrt importiert. Die Projektleiterin exportiert die Ist-Zahlen aus Notes nach MS Project und bereitet dann die Präsentation vor dem Projektausschuss oder Auftraggeber in graphischer Form vor.
- Für das Pendenzen-Management eine Lösung in der alle Pendenzen von allen Mitarbeitern aus allen Projekten zentral bewirtschaftet werden können.
Wir haben in den letzten Jahren verschiedene hybride Software-Lösungen im Bereich Projekt-Management realisiert und stellen Ihnen unser Know-How gerne zur Verfügung.
