ATEGRA Software Engineering

Remote-Sitzungen mit Sitzungs-Cockpit

Eins ist sicher: in der Corona-Krise haben viele aktive Arbeitstätige erstmals die Eigenheiten von Online-Arbeitssitzungen so richtig kennengelernt. Wird diese Erfahrung einen nachhaltigen Effekt haben? Werden Teams in Geschäftsleben, Vereinen, dem Bildungssektor oder der Öffentlichen Verwaltung in Zukunft häufiger auf die Fahrt an einen gemeinsamen Sitzungsort verzichten? Wird Zoom, Jitsi oder Skype das neue «Bahnhofbuffet Olten» der Schweiz? Dies hängt wesentlich auch davon ab, mit welchen Tools bei Online-Sitzungen gearbeitet wird. Über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Kommunikations- und Screensharing-Plattformen ist schon viel gesagt und geschrieben worden.

Etwas vergessen geht dabei ein nicht minder wichtiges Thema: das eigentliche Management der Sitzungen. Wie werden Einladungen verschickt? Wie Protokoll geführt? Wie Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzung bereitgestellt? Wie Beschlüsse abgelegt? Und wie behalten die Sitzungsteilnehmer den Überblick über die Traktanden? Die Vielfalt der Arbeitsweisen ist dabei fast so gross, wie die der beteiligten Sitzungsteilnehmer. Gewisse Vorgänge werden vielleicht lokal erledigt und abgelegt, andere in einem gemeinsam genutzten System. Fortgeschrittene Teams nutzen browserbasierte kollaborative Datenbanken wie beispielsweise Google Drive, die bezüglich Workflow, Übersichtlichkeit, Sicherheit und Berechtigungen aber noch viele Wünsche offen lassen.

Vorteile geniessen daher sicherlich Teams, die eine browserbasierte Software mit gemeinsam genutztem «Sitzungs-Cockpit» zur Verfügung haben, von dem aus bequem und übersichtlich zu jedem Traktandum vor der Sitzung Notizen und Dokumente, sowie während der Sitzung die Beschlüsse abgespeichert werden können – und von dem aus man zudem mit einem einzigen Mausklick auf frühere und zukünftige Sitzungen zugreifen kann. Die Schlussfolgerung liegt somit auf der Hand: beim Management der Sitzungen und der dafür verwendeten Tools sind die Qualitätsunterschiede deutlich grösser, als bei den dafür verwendeten Kommunikationsplattformen. Und somit sollte dieser Aspekt für Sitzungsverantwortliche, Teamleiter und die Geschäftsführung bezüglich Zeitaufwand für die Evaluation der dafür verwendeten Lösung auch ein stärkeres Gewicht erhalten.

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