ATEGRA Software Engineering

Dokumenten Management

Im Mittelalter kostete die Produktion eines einzelnen Buches im Durchschnitt umgerechnet mehrere tausend Schweizer Franken. Heute liegen die Kosten weniger bei der Produktion, als beim Management der Dokumente. Diese werden zunehmend in der einen oder anderen Form in der «Cloud» abgelegt. Was bedeutet dies aber konkret? Was sind die Fragen, welche heute im Bereich des Managements von Dokumenten am vordringlichsten sind? Schnelligkeit, Flexibilität, Sicherheit – oder der Preis?

In einer Umfrage von «statista» im Jahr 2018 stellte sich heraus, dass deutsche Büroangestellte bis zu zwei Stunden pro Tag nach Dokumenten suchen. Andere Quellen sprechen gar von bis zu einem Drittel der Arbeitszeit, die mit der in der Regel unproduktiven Fahndung nach dem richtigen Dokument verbracht wird: auf dem Gerät, dem Server, in der Cloud oder auf Papier. Zu den Dokumenten werden dabei laut einer Studie neueren Datums von «Bitkom» bei mittelständischen Unternehmen auf jeden Fall auch E-Mails oder Dokumente aus Fachanwendungen gezählt. An Audio- oder Video-Dateien sowie die Webpage-Inhalte wird hingegen beim Begriff «Dokument» mehrheitlich nicht gedacht.

Viele Mitarbeiter betreiben heute ein privates Dokumenten-Management mit mobilem Zugriff auf mehreren Geräten. Nur schon deshalb können sich Organisationen den neuen Gewohnheiten nicht entziehen. Waren Dokumenten-Management-Systeme (DMS, Englisch: ECM – Enterprise Content Management System) früher lokale Softwares in Grossunternehmen, benötigen heute auch KMU leistungsfähige Lösungen – und zwar mobile. Laut der obenerwähnten Studie von «Bitkom» steht bei 23% der kleineren mittelständischen Unternehmen die Beschaffung eines DMS/ECM erst noch an.

Hätte der heutige moderne Mitarbeiter mehr als drei Wünsche frei, dann sollte das DMS nahtlos mit der Mail-Kommunikation, den Workflows, Sitzungen, der Dokumenten-Archivierung und wenn möglich sogar dem CRM (Customer-Relationship-Management) verknüpft sein. Dies kann entweder durch fortschrittliche, von vornherein browserbasierte Cloud-Software sichergestellt werden – oder durch umfassende Vernetzung verschiedener «Best of Breed»-Elemente, welche über offene und gleichzeitig sichere Schnittstellen verfügen sollen.

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