Die Hauptziele einer Anwendungssoftware für Geschäftskontrolle (GeKo) resp. Geschäftsverwaltung (GeVer) sind die Übersicht und Kontrolle über Anzahl, Art und Status der laufenden, sistierten und abgeschlossenen Geschäfte und Dossiers, die Kontrolle der Fristen und Termine und das einfache Weiterleiten von Geschäften innerhalb der Administration und – heute im Zeitalter der Vernetzung – auch immer mehr mit Externen. Moderne Geschäftskontroll-Anwendungen basieren auf den Prinzipien von elektronischem Workflow und sind eng mit dem E-Mail-System verknüpft.
Das Thema kann aus verschiedener Blickrichtung resp. mit unterschiedlichem Fokus angegangen werden. Hier die wichtigsten:
Es lohnt sich zu Beginn den Fokus zu definieren und allen Beteiligten zu kommunizieren.
Voraussetzung für den Erfolg ist die massgebliche Mitwirkung der Chefin/des Chefs. Sie haben im Wesentlichen folgende Aufgaben:
Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Einführung einer GeVer-/GeKo-Lösung. Wir unterstützen viele. Es gibt grundsätztlich die Varianten „Big-Bang“-Einführung und schrittweise Einführung (z.B. prozessweise oder teamweise). Je nach Stand und Reifegrad der Organisation müssen Vorprojekte lanciert werden für die Sensibilisierung, eine Kosten-Nutzen-Analyse, Business Process Redesign etc.
Wenn man das einfachst mögliche Vorgehen wählen, dann sollten folgende Punkte geklärt resp. zusammengestellt werden:
Diese Begriffe werden in vielen Fällen synonym verwendet. Ein Geschäft kann als Fall betrachtet werden und umgekehrt. Zu einem Dossier gehört ein Geschäft und umgekehrt. Die optimale Wortwahl hängt vom Umfeld resp. vom Geschäftsbereich ab.
Der Verein www.ech.ch definiert – ein wenig akademisch – dass gemäss eCH-0164 ein Dossier zum Geschäft eröffnet wird. Wir empfehlen aber generell sich weitgehend an eCH anzulehnen.
Gemäss Glossar der Eidgenössischen Bundesverwaltung beinhaltet ein Geschäft eine Leistung (Leistungserstellung) gegenüber einem internen oder externen Kunden. Die elektronisch gestützte Leistungserstellung erfolgt bedarfsgesteuert in Form von Vorgängen («Aufgaben», «Aufträgen» etc.). Ein Dossier besteht aus der Gesamtheit aller bei der Erledigung eines Geschäfts erzeugten Vorgänge und Aktivitäten sowie aus allen dazugehörigen Unterlagen (Dokumente).
Auch hier zirkulieren verschiedene Definitionen. Wir empfehlen die Begriffe für Ihre Umgebung sauber zu definieren. Auch hier empfehlen wir, sich möglichst an eCH anzulehnen.
Für die Suche gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
Gute Lösungen unterstützen beides. Die Volltextsuche gewinnt in den letzten Jahren an Popularität, da immer schnellere Volltext-Such-Engines zur Verfügung stehen und immer mehr User den Komfort schneller Suchmaschinen (wie google und bing) schätzen lernen.
Es gibt Ad-Hoc-Workflow wie auch vorgegebenen Workflow. Beim Ad-Hoc-Workflow wird die nächste Bearbeiterin fallspezifisch gewählt. Beim vorgegebenen Workflow können Prozessbeschreibungen (die vorgängig von der Prozesseignerin erstellt und ggf. mit einem Graphik-Tool beschrieben wurden) praktisch 1:1 übernommen werden und per Knopfdruck in ein Geschäft geladen werden.
Ein Geschäft kann elektronisch und/oder auf Papier weitergeleitet werden.
Der Registraturplan ist eine Baumstruktur, die Ordnung in die Ablage bringt. Geschäfte/Dossiers/Fälle aber auch Dokumente können einer Position in diesem Baum zugeordnet werden und über die Baumstruktur wieder gefunden werden.
Eine Position im Registraturplan kann auch als Zusatzinformation die Zugriffsrechte und die Aufbewahrungsdauer enthalten.
Es gibt verschiedene Registraturpläne. Verschiedene Kantone, Städte, Bezirke und Gemeinden haben eigene entwickelt.
Mit Registraturplan synonym verwendete Begriffe sind beispielsweise Aktenplan oder Archivplan.
Im folgenden eine kompakte Auflistung der wesentlicher Vorteile:
Rechenbeispiel: Wenn in einer Organisation pro Jahr 3’000 Geschäfte abgewickelt werden und dank guter Software pro Geschäft 10 min Bearbeitungszeit eingespart werden können, ergibt dies pro Jahr rund 500 Stunden oder ca. eine 30%-Stelle.
ATEGRA hat seit 1999 zahlreiche GeKo-/GeVer-Lösungen für ihre Kunden realisiert. In diesen Projekten haben die Fachleute der ATEGRA die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung sehr gut kennengelernt.
Die modernste GeKo-/GEVER-Lösung ist www.egeko.ch. Sie basiert auf einem völlig neuen Design, das ab 2012 entwickelt wurde und als „Software as a Service“ (SaaS) den Kunden zur Verfügung gestellt wird.
Die umfangreichen Erfahrungen, die die langjährigen Mitarbeiter der ATEGRA in all diesen Projekten gemacht haben, sind in die eGeKo einflossen.
Im folgenden ein Beispiel für einen Ablauf in einer Gemeinde, die eGeKo einsetzt und wo auch die Gemeinderäte damit selektiv arbeiten:
Die eGeKo wurde von Anfang an so konzipiert, dass mit anderen Organisationen Geschäfte ausgetauscht werden können.
Die kann bei Fusionen sehr nützlich sein, da alle Beteiligten rasch und unkompliziert Geschäfte, Dossiers, Sitzungen und Traktanden gemeinsam bearbeiten können.
Überall wo Daten ausgetauscht werden sind Standards nützlich. Am besten nicht herstellerspezifische, proprietäre, sondern herstellerneutrale Standards.
Der Verein www.ech.ch hat in den letzten 10 Jahren gute Arbeit geleistet und viele wichtige Standards auf ein hohes Niveau gebracht. Die obigen Grafik zeigt, die Anzahl verabschiedete Standards in den Jahren 2003 bis 2017.
Am Beispiel des eCH-Standards für den Austausch von Einwohnerdaten illustrieren wir, wie nicht nur die eGeKo mit der Software für Einwohnerkontrolle, sondern auch andere Fachanwendungen Daten einlesen können. Damit wird es für die Kunden immer besser möglich, für jeder Aufgabenstellung die beste Software einzusetzen – solange diese die notwendigen eCH-Datenaustausch-Standards erfüllt. So kommt es auch immer häufiger vor, dass eines der Musskriterien für neue Software die Erfüllung relevanter eCH-Standards ist und immer mehr Kunden fragen ihre Software-Lieferanten an, welche eCH-Standards ab wann operativ verfügbar sind.
Da die eGeKo eine sog. „Software as a Service“ (SaaS) ist, können Sie die eGeKo selber kostenlos testen. Wir empfehlen folgende Methodik dafür:
Verwaltungseinheiten können sich selber jederzeit unter www.egeko.ch registrieren und kostenlos die Funktionalität der eGeKo austesten. Gerne führen wir eine Kurzschulung und Demo durch.
Wir erhalten gerne Post! Wenn Sie wollen, erreichen Sie uns jederzeit unter der E-Mail-Adresse info@ategra.ch oder telefonisch unter +41 44 392 21 20. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
