ATEGRA Software Engineering

GEVER Geschäftsverwaltung / GeKo Geschäftskontrolle

Allgemeines zum Thema

Die Hauptziele einer Anwendungssoftware für Geschäftskontrolle (GeKo) resp. Geschäftsverwaltung (GEVER) sind die Übersicht und Kontrolle über Anzahl, Art und Status der laufenden, sistierten und abgeschlossenen Geschäfte, die Kontrolle der Fristen und Termine und das einfache Weiterleiten von Geschäften innerhalb der Verwaltung. Moderne Geschäftskontroll-Anwendungen basieren auf den Prinzipien von elektronischem Workflow und sind aufs Engste mit dem E-Mail-System verknüpft.

Das Thema kann aus verschiedener Blickrichtung resp. mit unterschiedlichem Fokus angegangen werden. Hier die wichtigsten:

  1. Fokus Digitalisierung: Wir wollen weniger mit Papier und mehr elektronisch arbeiten
  2. Fokus Dokumentenablage: Wir wollen unsere Dokumente ablegen und wiederfinden
  3. Fokus Archivierung: Wir wollen unser Archiv betreiben, alte Dokumente archivieren und wiederabrufen können
  4. Fokus Workflow: Wir wollen die Prozesse besser im Griff haben
  5. Fokus Collaboration: Wir wollen die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden sowie mit Externen verbessern

Es lohnt sich zu Beginn den Fokus zu definieren und allen Beteiligten zu kommunizieren.

Die Einführung einer Anwendungssoftware für GeKo/GeVer ist Chefsache

Voraussetzung für den Erfolg ist die massgebliche Mitwirkung der Chefin/des Chefs. Sie haben im Wesentlichen zwei Aufgaben:

  1. Definition, welche Arbeiten in Zukunft mit welchem Tool durchgeführt werden
  2. Mitarbeitende dazu anhalten, mit dem neuen Tool zu arbeiten und nicht mit der alten Lösung oder einer „privaten“ Lösung

Voraussetzungen für die Einführung einer Lösung für GeKo/GeVer

Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Einführung einer GeVer-/GeKo-Lösung. Wir unterstützen viele. Wenn man ein möglichst einfaches Vorgehen wählt, dann sollten folgende Punkte geklärt resp. zusammengestellt werden:

  • Liste aller User, die mit der neuen Software arbeiten sollen
  • Liste aller organisatorischen Rollen, die diese User innehaben
  • Liste aller Vorlagen (Dokumenten-Vorlagen, E-Mail-Vorlagen)
  • Liste aller Geschäftstypen, die in Zukunft mit der Software-Lösung verwaltet werden sollen

Geschäft, Fall und Dossier

Diese drei Begriffe werden in den meisten Fällen synonym verwendet. Ein Geschäft kann als Fall betrachtet werden und umgekehrt. Zu einem Dossier gehört ein Geschäft und umgekehrt. Die optimale Wortwahl hängt vom Umfeld resp. vom Geschäftsbereich ab.

Gemäss Glossar der Eidgenössischen Bundesverwaltung beinhaltet ein  Geschäft  eine Leistung (Leistungserstellung) gegenüber einem internen oder externen Kunden. Die elektronisch gestützte Leistungserstellung erfolgt bedarfsgesteuert in Form von Vorgängen («Aufgaben», «Aufträgen» etc.). Ein Dossier besteht aus der Gesamtheit aller bei der Erledigung eines Geschäfts erzeugten Vorgänge und Aktivitäten sowie aus allen dazugehörigen Unterlagen (Dokumente).

Dokumente, Dateien, Akten und Aktenverzeichnis

Auch hier zirkulieren verschiedene Definitionen. Wir empfehlen die Begriffe für Ihre Umgebung sauber zu definieren.

Suche

Für die Suche gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  1. Suche in einem Baum (Registraturplan)
  2. Volltextsuche (analog Google)

Gute Lösungen unterstützen beides. Die Volltextsuche gewinnt in den letzten Jahren an Popularität, da immer schnellere Volltext-Such-Engines zur Verfügung stehen.

Ad-Hoc-Workflow und vorgegebener Workflow

Es gibt Ad-Hoc-Workflow wie auch vorgegebenen Workflow. Beim Ad-Hoc-Workflow wird die nächste Bearbeiterin fallspezifisch gewählt. Beim vorgegebenen Workflow können Prozessbeschreibungen (die vorgängig von der Prozesseignerin erstellt und ggf. mit einem Graphik-Tool beschrieben wurden) praktisch 1:1 übernommen werden und per Knopfdruck in ein Geschäft geladen werden.

Ein Geschäft kann elektronisch und/oder auf Papier weitergeleitet werden.

Der Registraturplan

Der Registraturplan ist eine Baumstruktur, die Ordnung in die Ablage bringt. Geschäfte/Dossiers/Fälle aber auch Dokumente können einer Position in diesem Baum zugeordnet werden und über die Baumstruktur wieder gefunden werden.

Eine Position im Registraturplan kann auch als Zusatzinformation die Zugriffsrechte und die Aufbewahrungsdauer enthalten.

Es gibt verschiedene Registraturpläne. Verschiedene Kantone, Städte, Bezirke und Gemeinden haben eigene entwickelt.

Mit Registraturplan synonym verwendete Begriffe sind beispielsweise Aktenplan oder Archivplan.

Nutzen-Aspekte einer elektronischen Geschäftskontrolle / Geschäftsverwaltung

Im folgenden eine kompakte Auflistung der wichtigsten Vorteile:

  • Einfache zentrale Ablage aller Dokumente: alles an einem Ort, weniger Suchaufwand
  • Alle für das Geschäft notwendigen Informationen (Mails, bearbeitbare Dokumente, eingescannte Schreiben) sind an einem Ort abgelegt und können einfach gefunden werden.
  • Zugreifbar von überall her: im Büro, zuhause, extern, mobil, unterwegs
  • Es ist klar, wo ein Geschäft gerade in Bearbeitung liegt
  • Volltextsuche: rasches Auffinden eines laufenden Geschäfts oder eines abgeschlossenen Geschäfts
  • Ein Schritt näher zum papierlosen Büro (v.a. wenn man zusätzlich OCR-fähige Scanner einsetzt)
  • Besser als Excel: auch Dateien sind sauber abgelegt
  • Transparente Kontrolle der Termine und Fristen
  • Archivierung der Geschäftsdaten und zugehöriger elektronischer Dokumente
  • Hereinkommende E-Mails landen nicht in einer von vielen Mail-Boxen, sondern werden an einem zentralen Ort gesammelt, können einem laufenden Geschäft zugeteilt werden oder ein neues Geschäft auslösen
  • Direkt aus einem Geschäft heraus können E-Mails intern oder extern versendet werden und beim Geschäft abgelegt werden

 Unsere Lösungen

Wir haben seit 1999 zahlreiche GeKo-/GeVer-Lösungen für unsere Kunden realisiert. In all diesen Projekten haben wir die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung sehr gut kennengelernt.

Die modernste unserer Lösungen ist die GeKo-/GEVER-Lösung www.egeko.ch. Sie basiert auf einem völlig neuen Design, das seit 2012 entwickelt wurde und wird als „Software as a Service“ (SaaS) den Kunden zur Verfügung gestellt.

Die umfangreichen Erfahrungen, die unsere langjährigen Mitarbeiter in all diesen Projekten gemacht haben, sind in die eGeKo einflossen.

 

GEVER-GEKO-Rollen

GEVER-GEKO Rollen bei der Bearbeitung im Workflow

Professionelles Testen der eGeKo

Methodik:

  • Test-Halbtag, um die eGeKo besser kennenzulernen
  • Pilotbetrieb
    1. Planungs- und Spezifikationsworkshop:
      1. Definition der Geschäftstypen, die zu Beginn und später mit der eGeKo abgedeckt werden sollen
      2. Definition der Anwender-Gruppe für den Pilot-Betrieb
    2. Konfigurationsworkshop
    3. Einführungsschulung mit den Pilot-Usern
    4. Durchführung Pilotbetrieb inkl. Support auf Abruf
    5. Schlussbesprechung und ggf. Optimierungen und dann Übergang zum normalen Betrieb
  • Schrittweise Einführung in der gesamten Verwaltung, ggf. prozessweise Einführung

Sie können sich jederzeit unter www.egeko.ch registrieren und kostenlos die Funktionalität der eGeKo austesten. Gerne führen wir eine Kurzschulung und Demo durch.

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