ATEGRA Software Engineering

GEVER Geschäftsverwaltung / GeKo Geschäftskontrolle

Allgemeines zum Thema

Die Hauptziele einer Anwendungssoftware für Geschäftskontrolle (GeKo) resp. Geschäftsverwaltung (GEVER) sind die Übersicht und Kontrolle über Anzahl, Art und Status der laufenden, sistierten und abgeschlossenen Geschäfte, die Kontrolle der Fristen und Termine und das einfache Weiterleiten von Geschäften innerhalb der Verwaltung. Moderne Geschäftskontroll-Anwendungen basieren auf den Prinzipien von elektronischem Workflow und sind aufs Engste mit dem E-Mail-System verknüpft.

Das Thema kann aus verschiedener Blickrichtung resp. mit unterschiedlichem Fokus angegangen werden. Hier die wichtigsten:

  1. Fokus Digitalisierung: Wir wollen weniger mit Papier und mehr elektronisch arbeiten
  2. Fokus Dokumentenablage: Wir wollen unsere Dokumente ablegen und wiederfinden
  3. Fokus Archivierung: Wir wollen unser Archiv betreiben, alte Dokumente archivieren und wiederabrufen können
  4. Fokus Workflow: Wir wollen die Prozesse besser im Griff haben
  5. Fokus Collaboration: Wir wollen die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden sowie mit Externen verbessern

Es lohnt sich zu Beginn den Fokus zu definieren und allen Beteiligten zu kommunizieren.

Die Einführung einer Anwendungssoftware für GeKo/GeVer ist Chefsache

Voraussetzung für den Erfolg ist die massgebliche Mitwirkung der Chefin/des Chefs. Sie haben im Wesentlichen zwei Aufgaben:

  • Definition, welche Arbeiten in Zukunft mit welchem Tool durchgeführt werden
  • Mitarbeitende dazu anhalten, mit dem neuen Tool zu arbeiten und nicht mit der alten Lösung oder einer „privaten“ Lösung

Voraussetzungen für die Einführung einer Lösung für GeKo/GeVer

Folgende Punkte sollten geklärt resp. zusammengestellt werden:

  • Liste aller Geschäftstypen
  • Liste aller User, die mit der neuen Software arbeiten sollen
  • Liste aller organisatorischen Rollen, die diese User innehaben
  • Liste aller Vorlagen (Dokumenten-Vorlagen, E-Mail-Vorlagen)

Geschäft, Fall und Dossier

Diese drei Begriffe werden in den meisten Fällen synonym verwendet. Ein Geschäft kann als Fall betrachtet werden und umgekehrt. Zu einem Dossier gehört ein Geschäft und umgekehrt. Die optimale Wortwahl hängt vom Umfeld resp. vom Geschäftsbereich ab.

Gemäss Bund (Glossar vom Bund) beinhaltet ein  Geschäft  eine Leistung (Leistungserstellung) gegenüber einem internen oder externen Kunden. Die elektronisch gestützte Leistungserstellung erfolgt bedarfsgesteuert in Form von Vorgängen («Aufgaben», «Aufträgen» etc.). Ein Dossier besteht aus der Gesamtheit aller bei der Erledigung eines Geschäfts erzeugten Vorgänge und Aktivitäten sowie aus allen dazugehörigen Unterlagen (Dokumente).

Dokumente, Dateien, Akten und Aktenverzeichnis

Auch hier zirkulieren verschiedene Definitionen. Wir empfehlen die Begriffe für Ihre Umgebung sauber zu definieren.

Suche

Für die Suche gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  1. Suche in einem Baum (Registraturplan)
  2. Volltextsuche (analog google)

Ad-Hoc-Workflow und vorgegebener Workflow

Ein Geschäft kann elektronisch und/oder auf Papier weitergeleitet werden.

Es gibt Ad-Hoc-Workflow wie auch vorgegebenen Workflow. Beim Ad-Hoc-Workflow wird die nächste Bearbeiterin fallspezifisch gewählt. Beim vorgegebenen Workflow können Prozessbeschreibungen (die vorgängig von der Prozesseignerin erstellt und ggf. mit einem Graphik-Tool beschrieben wurden) praktisch 1:1 übernommen werden und später per Knopfdruck in ein Geschäft geladen werden.

Registraturplan

Der Registraturplan ist eine Baumstruktur, die Ordnung in die Ablage bringt. Geschäfte/Dossiers/Fälle aber auch Dokumente können einer Position in diesem Baum zugeordnet werden und über die Baumstruktur wieder gefunden werden.

Es gibt verschiedene Registraturpläne. Verschiedene Kantone, Städte, Bezirke und Gemeinden haben eigene entwickelt.

Unsere Lösungen

Wir haben seit 1999 zahlreiche GeKo-/GeVer-Lösungen für unsere Kunden realisiert. In all diesen Projekten haben wir die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung sehr gut kennengelernt.

Die hier vorgestellte GeKo-/GEVER-Lösung www.egeko.ch basiert auf einem völlig neuen Design, das seit 2012 entwickelt wurde.

Die umfangreichen Erfahrungen, die unsere langjährigen Mitarbeiter in all diesen Projekten gemacht haben sind in die eGeKo einflossen.

Im folgenden erklären wir die wichtigsten Begriffe und Konzepte rund um das Thema.

Die wichtigsten Funktionen und Merkmale

  • Geschäftsmaske mit
    • Kopfdaten: Geschäftsbezeichnung, Geschäftsart, Startdatum, Gesamtfrist, Enddatum
    • Bezeichnung des geladenen Geschäftstyps
    • Workflow-Tabelle: Arbeitsschritt, Kurzanweisung, Zuständige Person oder Rolle, Frist in Tagen, Termin mit Wochentag, Erledigungsvermerk/Notiz
    • Liste der zugehörigen Dokumente und Adressen
    • Geschäftstypspezifische Daten
    • Historien: Workflow-Historie, Historie der Felder
  • Maske für Beteiligten-Adresse inkl. Rolle im Geschäft: Geschäftsauslöser, Gutachter, Gemeinde etc.
  • Geschäftstyp-Maske: enthält eine Beschreibung eines ladbaren Geschäftstyps mit Name, evtl. vorgegebener Gesamtdauer u.a.m.
  • Geschäftsschritt-Maske: enthält eine Definition eines einzelnen ladbaren Geschäftsschritts inkl. Name Standard-BerarbeiterIn
  • Benutzerprofile: enthalten benutzerspezifische Angaben
  • Adress-Stammdaten: wiederverwendbare Adressen
  • hereinkommende E-Mails können einem Geschäft zugeteilt werden
  • versandte E-Mails werden als zugehörige Dokumente behandelt
  • je nach Geschäftstyp ist ein Geschäft entweder für alle Anwender der Geko sichtbar oder bloss für die am Geschäft beteiligten

Die Terminberechnung basiert auf einem universellen Modell: Jeder Geschäftsschritt kann eine bestimmte maximale Anzahl Tage Frist beanspruchen. Ausgehend vom Starttermin kann eine Terminkette berechnet werden (sog. Vorwärtsterminierung). Ebenso kann alternativ ausgehend von einem gesetzten Enddatum die Terminkette rückwärts berechnet werden.
Optional kann vor einem Termin, am Termin oder nach Ablauf eines Termins ein eMail an bestimmte Personen versandt werden. Das eMail enthält einen Link auf das Geschäft. Zudem kann jederzeit an eine oder mehrere am Geschäft beteiligte Personen ein eMail mit einem Link und einer kurzen Mitteilung gesandt werden (sog. DocLinkMessage).

Die Kopfdaten

Die Kopfdaten eines Geschäfts können individuell angepasst werden. Mit den Action Buttons auf der Task-Leiste werden Aktionen ausgelöst wie Schliessen, Speichern, Verbesserungsvorschlag erstellen, Hilfe aufrufen, Neues Geschäft/Untergeschäft erstellen, Office-Applikationen starten, DocLinkMessage versenden, Geschäftsstatus ändern, Suchen nach Geschäften und Sprung zurück zur Home-Page.

Die Workflow-Tabelle

Die Workflow-Tabelle ist die Steuerzentrale für den Workflow für ein Geschäft. Hier werden die Aufgaben, die zuständigen Personen (oder Rollen), Fristen in Tagen und/oder vorgegebene Termine eingetragen. Die Workflow-Tabelle ist das „Herz“ der Geschäftskontrolle, da hier der Workflow festgelegt und gesteuert wird.

Historien

Verschiedene Historien ermöglichen ein genaues Nachvollziehen beinahe aller Operationen.

Beteiligten-Adressen

Alle an einem Geschäft beteiligten externen Personen und Organisationen können erfasst werden, um ihnen später Post oder E-Mail zu senden.

GEVER-GEKO-Rollen

GEVER-GEKO Rollen bei der Bearbeitung im Workflow

Auswahl der Rolle des Geschäftsbeteiligten

Jede Person, die an einem Geschäft beteiligt ist, nimmt jeweils eine bestimmte Rolle ein.

Nutzen-Aspekte einer elektronischen Geschäftskontrolle / Geschäftsverwaltung

  • transparente Kontrolle der Termine und Fristen
  • rasches Auffinden eines laufenden Geschäfts oder eines abgeschlossenen Geschäfts
  • Begleitung der Papierdokumente
  • Archivierung der Geschäftsdaten und zugehöriger elektronischer Dokumente
  • hereinkommende E-Mails landen nicht in einer von vielen Mail-Boxen, sondern werden an einem zentralen Ort gesammelt, können einem laufenden Geschäft zugeteilt werden oder ein neues Geschäft auslösen
  • direkt aus einem Geschäft heraus können E-Mails intern oder extern versendet werden und beim Geschäft abgelegt werden

Plattform

Die eGeKo basiert auf modernsten Web-Technologien, wird bei unserem Hosting-Partner professionell gehostet und kann von mit den wichtigsten Web-Browsern bedient werden.

Einführungsprojekt

Wichtig: Es handelt sich um Standard-Software

Methodik:

  • Definition der Geschäftstypen, die zu Beginn und später mit der eGeKo abgedeckt werden sollen
  • kleine Anwender-Gruppe für den Test-Betrieb
  • schrittweise Einführung in der gesamten Verwaltung
  • Prozessweise Einführung

Ablauf Grobplan:

  1. Festlegen des Einsatzbereiches: möglichst viele AnwenderInnen in der Verwaltung sollen schlussendlich damit arbeiten
  2. Festlegen des ersten zu realisierenden Prozesses: eher klein
  3. Festlegen des/der Projekt-LeiterIn
  4. Prozessbeschreibung: Definition Schritte, involvierte Personen/Stellen/Rollen/Stv
  5. Registration auf www.egeko.ch
  6. Testbetrieb oder Test-Workshop mit Test-AnwenderInnen
  7. Auswertung Testbetrieb
  8. Anpassungen aufgrund der Erkenntnisse des Testbetriebs
  9. Abnahme und Betriebsaufnahme

Sie können sich jederzeit unter www.egeko.ch registrieren und kostenlos die Funktionalität der eGeKo austesten. Gerne führen wir eine Kurzschulung und Demo durch.

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