ATEGRA Software Engineering

GEVER Geschäftsverwaltung / GeKo Geschäftskontrolle

Fokussierung und gute Vorbereitung

Die Hauptziele einer Anwendungssoftware für Geschäftskontrolle (GeKo) resp. Geschäftsverwaltung (GeVer) sind die Übersicht und Kontrolle über Anzahl, Art und Status der laufenden, sistierten und abgeschlossenen Geschäfte und Dossiers, die Kontrolle der Fristen und Termine und das einfache Weiterleiten von Geschäften innerhalb der Administration und – heute im Zeitalter der Vernetzung – auch immer mehr mit Externen. Moderne Geschäftskontroll-Anwendungen basieren auf den Prinzipien von elektronischem Workflow und sind eng mit dem E-Mail-System verknüpft.

Das Thema kann aus verschiedener Blickrichtung resp. mit unterschiedlichem Fokus angegangen werden. Hier die wichtigsten:

  1. Fokus Digitalisierung: Wir wollen weniger mit Papier und mehr elektronisch arbeiten
  2. Fokus Dokumentenablage: Wir wollen unsere Dokumente ablegen und wiederfinden
  3. Fokus Archivierung: Wir wollen unser Archiv betreiben, alte Dokumente archivieren und wiederabrufen können
  4. Fokus Workflow: Wir wollen die Prozesse besser im Griff haben
  5. Fokus Collaboration: Wir wollen die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden sowie mit Externen verbessern

Es lohnt sich zu Beginn den Fokus zu definieren und allen Beteiligten zu kommunizieren.

Die Einführung einer Anwendungssoftware für GeKo/GeVer ist Chefsache

Voraussetzung für den Erfolg ist die massgebliche Mitwirkung der Chefin/des Chefs. Sie haben im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  1. Definition, welche Arbeiten in Zukunft mit welchem Tool durchgeführt werden
  2. Mitarbeitende dazu anhalten, mit dem neuen Tool zu arbeiten und nicht mit der alten Lösung oder einer „privaten“ Lösung
  3. Selber als Vorbild vorangehen

Voraussetzungen für die Einführung einer Lösung für GeKo/GeVer

Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Einführung einer GeVer-/GeKo-Lösung. Wir unterstützen viele. Es gibt grundsätztlich die Varianten „Big-Bang“-Einführung und schrittweise Einführung (z.B. prozessweise oder teamweise). Je nach Stand und Reifegrad der Organisation müssen Vorprojekte lanciert werden für die Sensibilisierung, eine Kosten-Nutzen-Analyse, Business Process Redesign etc.

Wenn man das einfachst mögliche Vorgehen wählen, dann sollten folgende Punkte geklärt resp. zusammengestellt werden:

  • Liste aller Dokumententypen und wo diese generiert und aufbewahrt werden
  • Liste der wichtigsten Prozesse (Kernprozesse)
  • Liste aller User, die mit der neuen Software arbeiten sollen
  • Liste aller organisatorischen Rollen, die diese User innehaben
  • Liste aller Vorlagen (Dokumenten-Vorlagen, E-Mail-Vorlagen)
  • Liste aller Geschäftstypen, die in Zukunft mit der Software-Lösung verwaltet werden sollen

Geschäft, Gesuch, Fall und Dossier

Diese Begriffe werden in vielen Fällen synonym verwendet. Ein Geschäft kann als Fall betrachtet werden und umgekehrt. Zu einem Dossier gehört ein Geschäft und umgekehrt. Die optimale Wortwahl hängt vom Umfeld resp. vom Geschäftsbereich ab.

Der Verein www.ech.ch definiert – ein wenig akademisch – dass gemäss eCH-0164 ein Dossier zum Geschäft eröffnet wird. Wir empfehlen aber generell sich weitgehend an eCH anzulehnen.

Gemäss Glossar der Eidgenössischen Bundesverwaltung beinhaltet ein  Geschäft  eine Leistung (Leistungserstellung) gegenüber einem internen oder externen Kunden. Die elektronisch gestützte Leistungserstellung erfolgt bedarfsgesteuert in Form von Vorgängen («Aufgaben», «Aufträgen» etc.). Ein Dossier besteht aus der Gesamtheit aller bei der Erledigung eines Geschäfts erzeugten Vorgänge und Aktivitäten sowie aus allen dazugehörigen Unterlagen (Dokumente).

Dokumente, Dateien, Akten und Aktenverzeichnis

Auch hier zirkulieren verschiedene Definitionen. Wir empfehlen die Begriffe für Ihre Umgebung sauber zu definieren. Auch hier empfehlen wir, sich möglichst an eCH anzulehnen.

Suche

Für die Suche gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  1. Suche in einem Baum (Registraturplan, Archivplan, Aktenplan)
  2. Volltextsuche (analog Google) über alle Dateien und Informationen

Gute Lösungen unterstützen beides. Die Volltextsuche gewinnt in den letzten Jahren an Popularität, da immer schnellere Volltext-Such-Engines zur Verfügung stehen und immer mehr User den Komfort schneller Suchmaschinen (wie google und bing) schätzen lernen.

Ad-Hoc-Workflow und vorgegebener Workflow

Es gibt Ad-Hoc-Workflow wie auch vorgegebenen Workflow. Beim Ad-Hoc-Workflow wird die nächste Bearbeiterin fallspezifisch gewählt. Beim vorgegebenen Workflow können Prozessbeschreibungen (die vorgängig von der Prozesseignerin erstellt und ggf. mit einem Graphik-Tool beschrieben wurden) praktisch 1:1 übernommen werden und per Knopfdruck in ein Geschäft geladen werden.

Ein Geschäft kann elektronisch und/oder auf Papier weitergeleitet werden.

Der Registraturplan

Der Registraturplan ist eine Baumstruktur, die Ordnung in die Ablage bringt. Geschäfte/Dossiers/Fälle aber auch Dokumente können einer Position in diesem Baum zugeordnet werden und über die Baumstruktur wieder gefunden werden.

Eine Position im Registraturplan kann auch als Zusatzinformation die Zugriffsrechte und die Aufbewahrungsdauer enthalten.

Es gibt verschiedene Registraturpläne. Verschiedene Kantone, Städte, Bezirke und Gemeinden haben eigene entwickelt.

Mit Registraturplan synonym verwendete Begriffe sind beispielsweise Aktenplan oder Archivplan.

Nutzen-Aspekte einer elektronischen Geschäftskontrolle / Geschäftsverwaltung

Im folgenden eine kompakte Auflistung der wesentlicher Vorteile:

  • Einfache zentrale Ablage aller Dokumente: alles an einem Ort, weniger Suchaufwand
  • Alle für das Geschäft notwendigen Informationen (Mails, bearbeitbare Dokumente, eingescannte Schreiben) sind an einem Ort abgelegt und können einfach gefunden werden.
  • Zugreifbar von überall her: im Büro, zuhause, extern, mobil, unterwegs
  • Es ist klar, wo ein Geschäft gerade in Bearbeitung liegt
  • Volltextsuche: rasches Auffinden eines laufenden Geschäfts oder eines abgeschlossenen Geschäfts
  • Ein Schritt näher zum papierlosen Büro (v.a. wenn man zusätzlich OCR-fähige Scanner einsetzt)
  • Besser als Excel: auch Dateien sind sauber abgelegt
  • Transparente Kontrolle der Termine und Fristen
  • Archivierung der Geschäftsdaten und zugehöriger elektronischer Dokumente
  • Hereinkommende E-Mails landen nicht in einer von vielen Mail-Boxen, sondern werden an einem zentralen Ort gesammelt, können einem laufenden Geschäft zugeteilt werden oder ein neues Geschäft auslösen
  • Direkt aus einem Geschäft heraus können E-Mails intern oder extern versendet werden und beim Geschäft abgelegt werden

Rechenbeispiel: Wenn in einer Organisation pro Jahr 3’000 Geschäfte abgewickelt werden und dank guter Software pro Geschäft 10 min Bearbeitungszeit eingespart werden können, ergibt dies pro Jahr rund 500 Stunden oder ca. eine 30%-Stelle.

 Software-Lösungen

ATEGRA hat seit 1999 zahlreiche GeKo-/GeVer-Lösungen für ihre Kunden realisiert. In diesen Projekten haben die Fachleute der ATEGRA die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung sehr gut kennengelernt.

Die modernste  GeKo-/GEVER-Lösung ist www.egeko.ch. Sie basiert auf einem völlig neuen Design, das ab 2012 entwickelt wurde und als „Software as a Service“ (SaaS) den Kunden zur Verfügung gestellt wird.

Die umfangreichen Erfahrungen, die die langjährigen Mitarbeiter der ATEGRA in all diesen Projekten gemacht haben, sind in die eGeKo einflossen.

Im folgenden ein Beispiel für einen Ablauf in einer Gemeinde, die eGeKo einsetzt und wo auch die Gemeinderäte damit selektiv arbeiten:

Offenheit für die Kooperation mit anderen Stellen

Die eGeKo wurde von Anfang an so konzipiert, dass mit anderen Organisationen Geschäfte ausgetauscht werden können.

Die kann bei Fusionen sehr nützlich sein, da alle Beteiligten rasch und unkompliziert Geschäfte, Dossiers, Sitzungen und Traktanden gemeinsam bearbeiten können.

eCH-Standards

Überall wo Daten ausgetauscht werden sind Standards nützlich. Am besten nicht herstellerspezifische, proprietäre, sondern herstellerneutrale Standards.

Der Verein www.ech.ch hat in den letzten 10 Jahren gute Arbeit geleistet und viele wichtige Standards auf ein hohes Niveau gebracht. Die obigen Grafik zeigt, die Anzahl verabschiedete Standards in den Jahren 2003 bis 2017.

Am Beispiel des eCH-Standards für den Austausch von Einwohnerdaten illustrieren wir, wie nicht nur die eGeKo mit der Software für Einwohnerkontrolle, sondern auch andere Fachanwendungen Daten einlesen können. Damit wird es für die Kunden immer besser möglich, für jeder Aufgabenstellung die beste Software einzusetzen – solange diese die notwendigen eCH-Datenaustausch-Standards erfüllt. So kommt es auch immer häufiger vor, dass eines der Musskriterien für neue Software die Erfüllung relevanter eCH-Standards ist und immer mehr Kunden fragen ihre Software-Lieferanten an, welche eCH-Standards ab wann operativ verfügbar sind.

Kennenlernen und professionelles Testen der eGeKo

Da die eGeKo eine sog. „Software as a Service“ (SaaS) ist, können Sie die eGeKo selber kostenlos testen. Wir empfehlen folgende Methodik dafür:

  • Kennenlern-Halbtag unter unserer Leitung, um die eGeKo besser kennenzulernen
  • Durchführung eines Evaluationsbetriebs
    1. Planungs- und Spezifikationsworkshop:
      1. Definition der Geschäftstypen, die zu Beginn und später mit der eGeKo abgedeckt werden sollen
      2. Definition der Anwender-Gruppe für den Pilot-Betrieb
    2. Konfigurationsworkshop
    3. Einführungsschulung mit den Pilot-Usern
    4. Durchführung Evaluationsbetrieb inkl. Support auf Abruf
    5. Schlussbesprechung und ggf. Optimierungen und dann Übergang zum normalen Betrieb
  • Schrittweise Einführung in der gesamten Verwaltung, ggf. prozessweise Einführung oder Einführung in einer grossen Welle

Verwaltungseinheiten können sich selber jederzeit unter www.egeko.ch registrieren und kostenlos die Funktionalität der eGeKo austesten. Gerne führen wir eine Kurzschulung und Demo durch.

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