Viele Kitas kämpfen mit hohem administrativem Aufwand. Die zentrale Verwaltung ist sehr komplex, die Platzierung der Kinder nur eine von vielen Herausforderungen, vor welchen die Administration steht. Die Rechnungsstellung für unterschiedliche Familienverhältnisse und unter Berücksichtigung (neu eingeführter) Subventionierungssystemen wird sehr schnell sehr komplex. Gleichzeitig ist der Zugang zu Informationen für die Mitarbeiterinnen vor Ort oft umständlich. Das Fehlen von einem übergreifenden, einfach zu bedienenden System resultiert in einem grösseren Bedienungsaufwand und einer höheren Anfälligkeit für Fehler.
Wie kann man heutzutage die Prozesse in Kitas am besten organisieren? Nach langer Teamarbeit ist die modernste Software-Lösung für Kitas entstanden. Davon profitieren alle Beteiligten: Die zentrale Administration, die Mitarbeiterinnen in den verschiedenen Kita-Betrieben sowie jeder einzelne Erziehungsberechtigte. Der Zugang ist auf die jeweilige Rolle zugeschnitten. So werden je nach Rolle die entsprechenden Möglichkeiten und Zugriffsrechte gewährt.
Aufgrund erfolgter Platzierungen wird automatisch ein Vertrag generiert. Verträge können je nach Präferenz und rechtlichen Vorgaben unbefristet gültig sein; ansonsten werden Ende Schuljahr mit nur einem Klick alle Verträge für das neue Schuljahr erstellt. Falls physische Dokumente vonnöten sind, können diese auf Knopfdruck generiert und ausgedruckt sowie anschliessend in digitalisierter Form abgelegt werden.
Das flexible System erlaubt, Betreuungskosten auf beliebig viele Rechnungsempfänger aufzuteilen, um beispielsweise komplexe Familienverhältnisse korrekt abzubilden. Nachträgliche Anpassungen des Betreuungspensums werden vollautomatisch abgerechnet. Das Kita-Management kann entscheiden, in welcher Periodizität Rechnungen gestellt werden und kann diese vor dem Versand kontrollieren. Subventionierungssysteme können eingebunden werden.
Die integrierte Auslastungsübersicht berücksichtigt die aktuellen Platzierungen sowie Kapazitäten und verschafft der Administration jederzeit die komplette Übersicht. Basierend auf den Angaben zu den Kindern und den definierten Altersgrenzen der Gruppen können auch Prognosen erstellt werden. Gestützt auf diese Prognosen und der Warteliste berechnet KitAjour Platzierungsvorschläge und ordnet diese nach Passgenauigkeit.
Administratoren können bedarfsgerechte Auswertungen und Belege für diverse Berichterstattungen jederzeit einfach und schnell generieren. Dies können Kennzahlen zur Auslastung und Finanzierung zuhanden der Trägerschaft sein oder Belege über Betreuungskosten und Subventionen, aufsummiert für die Betriebe sowie einzeln für die Rechnungsempfänger.
Einfache Anpassungen, wie beispielsweise das Erstellen von Feldern oder Auswahlwerten können im laufenden Betrieb durch die Administratoren selbst erledigt werden. Dies ergibt eine einzigartige Flexibilität im Arbeitsalltag.
Die Bedienung ist schnell erlernt und folgt intuitiven Mustern. Das «responsive» Design sorgt dafür, dass die Anwendung sowohl auf dem Desktop wie auch auf dem Tablet und Mobile ohne Einschränkungen zugänglich ist. Für die Administration wird der Computer als ideales Gerät, für die Mitarbeiterinnen in der Betreuung das Tablet empfohlen.
Betreuungspersonen können sich einfach und übersichtlich alle Informationen und Dokumente zu einem Kind anzeigen lassen, was beispielsweise bei der Kinderübergabe oder nach den Ferien einer Betreuungsperson sehr hilfreich ist. Auffälligkeiten im Betreuungsalltag, gezielte Beobachtungen über einen längeren Zeitraum und relevante Informationen der Erziehungsberechtigten können von allen involvierten Betreuungspersonen direkt aktualisiert werden, wobei auch hier beliebige Dateien zur Dokumentation abgelegt werden können.
Die Tagesplanung pro Kita oder Gruppe wird automatisch im Voraus erstellt und berücksichtigt die Arbeitspensa und Ferien der Mitarbeitenden, reguläre und ausserordentliche Betreuungen von Kindern sowie tagesspezifische Termine. Listen für den täglichen Betrieb (z.B. Liste der Essenspräferenzen für externen Caterer) werden ebenfalls miterstellt. Beim Einstieg in die Anwendung wird den Betreuungspersonen ein Cockpit mit den wichtigsten Informationen des Tages dargestellt.
Nachrichten können direkt aus KitAjour an einzelne Erziehungsberechtigte, an Gruppen oder ganze Kitas gesendet werden. So wird sichergestellt, dass alle genau jene Informationen erhalten, welche relevant für sie und ihr Kind sind.
Kurzfristige Änderungen – sollte das Kind beispielweise am Abend ausnahmsweise von einer anderen Person abgeholt werden – können die Eltern per Kurznachricht mitteilen.
KitAjour ist mit dem Browser über einen persönlichen Zugang von jedem Computer, Tablet oder Mobile Der Zugriff auf freigegebene kindsspezifische Daten und Dokumente wie Fotos, Protokolle oder Dokumentationsinhalte wird den Eltern ermöglicht.
Die Eltern können die Stammdaten ihrer Kinder selbstständig verwalten und Abwesenheiten erfassen. Ebenfalls umfasst der Elternzugang das Mutieren von Vertragsleistungen und das Beantragen von Zusatzleistungen. Falls gewünscht können diese Mutationen und Anträge erst wirksam werden, wenn diese von der Administration geprüft und freigegeben wurden.
Mit der Einführung des Subventionierungssystem «Betreuungsgutscheine» 2014 hat sich der bereits grosse administrative Aufwand weiter vergrössert. In Zusammenhang mit angestrebten Kosteneinsparungen, wurde der Beschluss gefasst, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren und gleichzeitig das Platzierungsmanagement und Rechnungswesen zu optimieren. Um den dazu initiierte Zentralisierungsprozess weiterzuführen und damit die gewünschten Verbesserungen zu erreichen, benötigte die Stadt Bern ein auf ihre Bedürfnisse angepasstes Administrationssystem. Mit KitAjour haben die Kitas der Stadt Bern eine individuell zugeschnittene Lösung erhalten, die exakt nach ihren Bedürfnissen massgeschneidert ist und keine Kompromisse eingeht. KitAjour ist im Einsatz seit 2021 und wird laufend den neu auftretenden Bedürfnissen angepasst.
Die Lösung kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So kann KitAjour in die bestehende IT-Landschaft durch Einbindung in Umsysteme via teil- oder vollautomatischer Schnittstellen (bspw. IAM, SA
Individuell auf Sie zugeschnitten
Abbildung der individuellen Abläufe Ihrer Kitas in der Software und perfektes Zusammenspiel mit anderen Programmen, zum Beispiel der Buchhaltung, oder Excel. KitAjour kann durch Einbindung in Umsysteme via teil- oder vollautomatischer Schnittstellen (bspw. IAM, SAP oder Tool für Betreuungsgutscheine) in die bestehende IT-Landschaft eingebettet werden. Die Anwendung bietet eine solide Grundlage, die mit verhältnismässig kleinem Aufwand an individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann.
Moderne Technologie, die sich in der Praxis bewährt hat
Die innovative Architektur läuft auf der stabilen, sicheren und bewährten Plattform Protogrid. KitAjour ist mit dem Browser über einen persönlichen Zugang von jedem Computer, Tablet oder Mobile aus erreichbar. Eine Cloud-Lösung einzusetzen, bedeutet weiter, sich keine Sorgen machen zu müssen über die Sicherheit, Updates, Backups, Wartung, und das Incident-Management. Grundsätzlich befinden sich die Daten in der Cloud, auf Wunsch können diese jedoch auch auf einem Server vor Ort gespeichert werden.
Profitieren von neuen Funktionalitäten dank Open-Source
Es kommen laufend neue, praktische Funktionen hinzu, die Sie kostenlos nutzen können. KitAjour sowie die Plattform Protogrid, auf welcher KitAjour basiert, werden von ATEGRA kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Features ausgestattet. Es ist für uns daher selbstverständlich, dass unbegrenzt Updates inbegriffen sind und Sie immer Zugang zur neusten Version haben.
Gerne zeigen wir Ihnen alle Funktionen in einer Live-Demo vor Ort oder Online und klären dabei Ihre individuellen Fragen.
Wir erhalten gerne Post! Wenn Sie wollen, erreichen Sie uns jederzeit unter der E-Mail-Adresse info@ategra.ch oder telefonisch unter +41 44 392 21 20. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
