ATEGRA Software Engineering

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  1. MailCopy-Plugin

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    Sie arbeiten neben E-Mail auch mit mindestens einer anderen Datenbank. Ab und zu ist es notwendig, dass Sie ein E-Mail in diese Datenbank kopieren wollen. Bisher mussten Sie dies umständlich von Hand machen.

    Lösung durch Automatisierung

    Die ATEGRA-Lösung „MailCopyPlugin“ erlaubt es, mit wenigen Mausklicks ein beliebiges E-Mail in eine beliebige andere Notes-Datenbank (die gewisse Voraussetzungen erfüllt) zu kopieren. Der Bedienerablauf gestaltet sich wie folgt:

    • E-Mail öffnen und durchlesen
    • Entscheid, dass das E-Mail in die Ziel-Datenbank kopiert werden muss
    • Klick auf den Plugin-Button, siehe Screenshot unten
    • Ziel-Datenbank auswählen
      • Liste der zuletzt genutzten Datenbanken
      • neue Datenbank aufnehmen
    • E-Mail wird kopiert

    Optionen

    • Option 1: Das E-Mail wird nicht nur kopiert, sondern auch gerade dort geöffnet
    • Option 2: Das E-Mail wird zusätzlich auch gerade einem bestehenden Dokument in der Ziel-Datenbank zugeordnet

    mailcopyplugin1

    Technische Details

    Es handelt sich um ein Eclipse-Plugin, das z.B. via Plugin-Catalog und Notes-Policies ausgerollt werden kann.
    Systemvoraussetzungen: IBM Notes Standard Client ab 8.5.1

  2. Software für Opferhilfe-Organisationen (SOHO)

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    SOHO ist aus zahlreichen Analyse-Sitzungen im Rahmen von Workshops 2012 mit 10 Opferhilfe-Stellen aus 6 Kantonen entstanden. Es wurden alle Bedürfnisse und Anforderungen erhoben und daraus ein Konzept entwickelt, das für alle Beratungsstellen funktioniert. Es musste dabei nicht auf bestehende Software Rücksicht genommen werden, was die Freiheit ergab, eine Lösung zu definieren, die zu 100% die spezifischen Bedürfnisse der Opferhilfe-Beratungsstellen berücksichtigt und auf die Arbeit in einer Opferberatungsstelle ausgelegt und optimiert ist.

    soho2

    Für die Datenübernahme aus den bestehenden Lösungen wurde eine universelle Schnittstelle implementiert.

    SOHO basiert nicht auf einer Fall-Software, sondern auf dem OHG, der Bundesstatistik, den Reporting-Anforderungen der kantonalen Stellen und dem Konzept der „Dienstleistungen“ gemäss der Projektgruppe Software der SVK und wurde von Grund auf neu entwickelt.

    SOHO deckt zuerst die spezifischen Bedürfnisse einer Opferhilfestelle ab, die nach OHG arbeitet. Darüber hinaus bietet die Software auch die Möglichkeit, Beratungen von Menschen zu erfassen, die keine Ansprüche gemäss OHG haben.

    Funktionsumfang

    Im Zentrum von SOHO steht das „Dossier“, das zum Fall für die Bundesstatistik werden kann. Im Dossier werden auch alle Informationen verwaltet, die in die Bundesstatistik einfliessen.

    Zu einem Dossier können beliebig viele berechtigte und beteiligte Personen erfasst werden: Neben den Opfern auch Angehörige, Vertrauenspersonen, Therapeutinnen, Rechtsanwältinnen u.a.m. Diesen Personen und Stellen kann aus der Anwendung heraus einfach Korrespondenz oder E-Mail gesendet werden, wobei die Korrespondenz und E-Mails automatisch im Dossier abgelegt werden.

    soho1Zu einem Dossier können folgende Informationen als selbständige Datensätze hinterlegt werden:

    • Gesuche im OH-Verfahren, Gesuche an Stiftungen/Fonds
    • Kostengutsprachen/Soforthilfe
    • Gewaltschutz-Verfügungen (eine oder mehrere)
    • Inkasso-Verfahren
    • Weitere Dokumente (z.B. Verfügungen)

    Sowohl für Korrespondenzbriefe, wie auch für E-Mail können Vorlagen genutzt werden, um eine konstante und hochstehende Beratungs- und Kommunikationsqualität zu unterstützen.

    Gespräche, die von Angesicht zu Angesicht oder via Telefon geführt werden, können nicht nur protokolliert werden und fliessen in die Arbeitszeiterfassung ein (als Option), sondern es können auch Auswertungen nach beteiligten Personen und besprochenen Dienstleistungen gemacht werden.

    Als Vorlagen können Word, Excel, PDF-Dokumente und -Formulare, Powerpoint und beliebige weitere Formate abgelegt werden.

    Word-Vorlagen können automatisch mit wichtigen Daten aus dem Dossier (z.B. Dossier-Nummer oder Dossierart) sowie mit der Adresse (z.B. der Klientin oder einer Rechtsanwältin) abgefüllt werden.

    soho3

    E-Mails können ab Vorlagen erstellt und mit beliebigen Anhängen aus dem Dossier bestückt und versendet werden. Abgesendete E-Mails werden automatisch im Dossier abgelegt, sodass später nachvollzogen werden kann, wer wann wem welches E-Mail mit welchen Dateianhängen gesendet hat.

    Aus fast jeder Maske (Dossier, beteiligte oder berechtigte Person, Gesuch, Dienstleistung etc.) kann eine Pendenz erstellt werden.

    Option Zeiterfassung: Falls diese Option bestellt wird, kann aus fast allen Masken heraus unmittelbar nach der Bearbeitung die entsprechende Arbeitszeit erfasst werden (inkl. Zuteilung zu einer Zeitart). Ferner kann die Ist- mit der Soll-Arbeitszeit verglichen werden. Schliesslich kann auch eine Auswertung der Ist-Arbeitszeit im Vergleich mit den Zeiten gemäss kantonalem Leistungsauftrag (LA) abgerufen werden.

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